Najczęstszy scenariusz wygląda tak: wokół zarządu (albo zamiast niego) tworzy się nieformalna grupa decyzyjna. Kilka najbardziej aktywnych osób „ustala między sobą”, co się będzie działo w budynku – którego wykonawcę wybrać, co wyremontować, na co wydać pieniądze z funduszu. Reszta właścicieli dowiaduje się o decyzjach po fakcie, z ogłoszenia na klatce albo z pozycji na rozliczeniu rocznym.

Problem nie polega na tym, że ktoś jest aktywny – zaangażowanie jest cenne. Problem zaczyna się, gdy aktywność zastępuje procedurę: grupa uznaje, że skoro „i tak nikt nie przychodzi na zebrania”, to może decydować sama.

Zarządzanie budynkiem wielorodzinnym to styk prawa, budownictwa, finansów i energetyki. Tymczasem członkowie nieformalnych grup decyzyjnych rzadko mają doświadczenie w którejkolwiek z tych dziedzin – opierają się na wiedzy z forów internetowych, zasłyszanych opiniach albo własnych domysłach. I podejmują na tej podstawie decyzje o skutkach idących w setki tysięcy złotych.

Typowe konsekwencje, które widzimy w przejmowanych budynkach:

• Utrata roszczeń z rękojmi – samodzielne „naprawy” usterek deweloperskich zamiast formalnych zgłoszeń, przez co wspólnota traci argumenty wobec dewelopera i płaci z własnego funduszu za wady, które powinien usunąć kto inny.
• Niekorzystne umowy – zlecenia bez porównania ofert, bez kar umownych, bez zabezpieczeń; czasem zerwanie umowy serwisowej chroniącej gwarancję urządzeń, bo „znajomy zrobi taniej”.
• Chaos finansowy – wydatki bez planu gospodarczego, przesuwanie środków między funduszami bez uchwał, brak rozliczeń, których właściciel mógłby się doprosić.

To sygnał najpoważniejszy i zarazem najtrudniejszy do uchwycenia. Objawia się w drobiazgach: remont zaczyna się „przypadkiem” od klatki, w której mieszka członek grupy; wykonawców wybiera się spośród znajomych; miejsca postojowe, klucze do pomieszczeń wspólnych czy zgody na indywidualne przeróbki rozdzielane są uznaniowo. Pojedynczo każda z tych rzeczy da się wytłumaczyć. Razem układają się we wzór: budynek zarządzany jest pod kątem wygody kilku osób, a koszty ponosi stu właścicieli.

Charakterystyczny jest też sposób traktowania pytań. Właściciel, który prosi o wgląd w dokumenty albo pyta o podstawę decyzji, przestaje być „sąsiadem” – staje się „pieniaczem”, który „przeszkadza w pracy dla dobra wspólnoty”.

Finał bywa przewidywalny: grupa, która przez dłuższy czas decydowała poza procedurami, uznaje, że jej „praca” zasługuje na comiesięczne wynagrodzenie z zaliczek wszystkich właścicieli. Żądanie pojawia się zwykle bez rozliczenia dotychczasowych działań i bez pytania ogółu o zdanie – jako rzecz „oczywista”.

Warto to nazwać wprost: samo wynagrodzenie członka zarządu nie jest niczym złym – rzetelna praca może i powinna być wynagradzana. Absurd zaczyna się, gdy wynagrodzenia żądają osoby, których działalność przynosi wspólnocie straty, i gdy ma ono zostać przyznane z pominięciem właścicieli.

Kluczowa wiadomość tego artykułu brzmi: większość nie jest bezradna. Grupa 3–4 osób ma dokładnie tyle władzy, ile pozwoli jej mieć pozostałych dziewięćdziesięciu sześciu właścicieli. Ustawa o własności lokali daje ogółowi komplet narzędzi:

Ważna jest też rola profesjonalnego zarządcy-administratora. Jego lojalność należy się wspólnocie jako ogółowi właścicieli, nie nieformalnej grupie. Dobry zarządca nie „omija” nikogo – zamiast tego przywraca procedury: kieruje decyzje na uchwały, udostępnia wszystkim właścicielom dokumenty i rozliczenia online, informuje o sprawach budynku każdego, a nie wybranych. Transparentność jest najskuteczniejszym lekarstwem na nieformalne układy – one nie znoszą światła.